Дата публикации: 14.07.2016
Должность секретаря сопряжена со многими задачами, которые необходимо правильно и своевременно решать в течение рабочего дня, поэтому требует высокого уровня профессионализма. Секретарь должен уметь планировать рабочий день начальника, вести деловую переписку, отвечать на звонки, принимать посетителей, контролировать работу приемной. И это далеко не весь перечень его обязанностей.
Здесь необходимы не только приятный внешний вид, доброжелательность, хорошие коммуникативные навыки и грамотная речь, но также стрессоустойчивость и четкое понимание своих функций.
Секретарь фактически является помощником руководителя и лицом компании, поэтому должен обладать определенными качествами и профессиональными знаниями. Прежде всего, в обязанности секретаря входит ведение документооборота фирмы, и здесь не обойтись без определенного образования.
Если вы выбрали эту профессию, но не имеете профильного образования, то освоить ее вам помогут специализированные курсы делопроизводства. Здесь вы получите полную информацию о том, что такое документы и каких видов они бывают, научитесь их оформлять и организовывать документооборот. Также в процессе обучения вы научитесь организовывать и проводить совещания, приемы, переговоры и т. д.
Поскольку немаловажной обязанностью секретаря являются прием посетителей и телефонные переговоры, то здесь также важны определенные знания и навыки. Поэтому отдельным пунктом в структуре этого курса идет программа «Секретарское дело», которая поможет понять особенности общения по телефону и освоить профессиональный этикет.
В России во времена Петра I был открыт институт секретарей, где к обладателю данной профессии предъявлялись следующие требования: высокообразованный дворянин (мужчина), способный давать советы по любому жизненному вопросу. Сегодня в этой профессии в основном женщины, хотя профессиональных требований со временем стало гораздо больше.
Чтобы быстро решать поставленные задачи, секретарю также необходимо быть уверенным пользователем ПК, знать необходимые программы и обладать высокой скоростью набора текста. Без этого сложно будет своевременно выполнять нужный объем работ. Такие навыки можно получить на курсах машинописи, компьютерных курсах либо освоить их в одной обучающей программе на курсах секретарей-референтов.
Данные курсы будут полезны тем, кто хочет более глубоко освоить профессию и в рамках одной программы получить все необходимые знания в полном объеме.
Работа секретаря включает в себя несколько уровней и предполагает профессиональное развитие. В этом поможет не только опыт работы, но и повышение квалификации при помощи специальных обучающих курсов.
Начиная с самой низшей ступени обычного секретаря без опыта работы, постепенно можно подняться до уровня секретаря-референта или офис-менеджера. Это потребует определенных знаний, в том числе может понадобиться знание иностранного языка.
Самым высоким уровнем профессионального развития для секретаря является должность помощника руководителя. Здесь необходимы дополнительные знания и навыки, которые можно получить в соответствующих учебных заведениях или на специализированных курсах.
Обучение на данных курсах проводят опытные специалисты, настоящие профессионалы в своем деле. Грамотно выстроенная структура подачи информации позволит в короткие сроки получить нужное профильное образование. Поэтому самое необходимое для развития в данной профессии – это ваша устремленность и хорошая обучаемость.
